Nesta sexta-feira (16.08), a capacitação em Gestão de Documentos, oferecida pela Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso oportunizou aos servidores da POLITEC o conhecimento sobre os processos de trabalho relacionados à política que envolve as atividades de registro, tramitação, instrução processual, arquivamento de documentos e destinação final – eliminação ou guarda permanente.

Na ocasião, os facilitadores destacaram sobre a importância da organização, preservação dos documentos públicos e aplicação da legislação e normas vigentes, contribuindo para maior transparência das ações governamentais, agilidade no acesso às informações e eficiência na Administração Pública.

A gestão documental e a proteção especial a documentos e arquivos são deveres do poder público, conforme o art. 1º da Lei Nº 8.159 de 15 de Janeiro de 1991, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Durante a capacitação, os facilitadores apresentaram os conceitos básicos, as diretrizes e os instrumentos técnicos da Política de Gestão de Documentos do Poder Executivo Estadual. Trabalharam as normas e procedimentos para registro de documentos oficiais, tramitação, instrução de processos, operacionalização do Sistema de Protocolo, arquivamento e eliminação de documentos. Além dos indicadores para acompanhamento da Gestão de Documentos e alinhamento sobre as ações corretivas.

Também foi orientada sobre a importância da tramitação e arquivamento de todos os documentos públicos, do cadastro de ao menos um servidor de cada setor no Sistema de Protocolo do Estado de Mato Grosso, bem como o conhecimento sobre a sua operacionalização conforme as normas e legislações vigentes. 

Os servidores e estagiários da Politec que ainda não possuem o acesso ao Sistema de Protocolo devem encaminhar um e-mail ao servidor Roger Martins Ferreira da Silva (rogersilva@politec.mt.gov.br), contendo nome,  CPF e unidade na qual está lotado.

O curso foi ministrado pelos servidores Lucineide Alves Ferreira (historiadora), Uiran Costa Strini de Barros, Valéria Nassarden Taborelli. Participaram da capacitação 43 servidores e estagiários da Politec.

• As diretrizes, normas e procedimentos referentes a Política de Gestão de Documentos do Poder Executivo Estadual, encontram-se disponíveis no site deste Órgão Central: www.apmt.mt.gov.br na seção "Gestão de Documentos". 
•  Link do Manual de Normas e Procedimentos em Gestão de Documentos, Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio:

• Link da Cartilha Eletrônica em Gestão de Documentos, onde constam os detalhes dos procedimentos a serem executados nos documentos físicos e no Sistema de Protocolo Único do Poder Executivo de Mato Grosso: